隨著新知識經(jīng)濟時代的到來，我國教育辦公自動化管理信息化建設開始朝標準化、規(guī)范化的方向發(fā)展，對于在原有基礎上加強高校管理、提高教育教學水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量和辦公效率等提出了更高的要求。而有人卻對辦公自動化即OA產(chǎn)生了一些疑問和誤區(qū)，下面就來為大家解釋下：
誤區(qū)一、認為OA就是行政辦公，就是收發(fā)文。
針對政府機關來說，這有一定的價值，但是對企業(yè)來說價值不是很大。 在OA剛剛出現(xiàn)的時候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進入企業(yè)。所以人們認為OA并不能解決企業(yè)管理層關心和控制企業(yè)運營過程中關鍵業(yè)務過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應用的廣泛對象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。所以OA作為辦公系統(tǒng)，它需要結合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。 對于管理層來說，辦公審批（不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務流程的審批）以及員工輸入的數(shù)據(jù)匯總為不同權限的報表就是他們的辦公系統(tǒng)。對于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務流程的審批（如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批），這些資源與信息的協(xié)同運作，才能構建適合現(xiàn)代企業(yè)運作和應用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。
誤區(qū)二、認為OA的終極目標就是手工轉(zhuǎn)為電子化。
協(xié)同OA作為一個管理軟件，一定要把一些先進的管理和設計理念通過軟件進行固化來為企業(yè)管理提升價值，否則為了電子化而電子化對企業(yè)沒有太大的管理價值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA的第一步，對管理層來說，企業(yè)實施OA是需要花費很大的人力，物力，財力去實現(xiàn)，關鍵是引入軟件這一工具來對管理進行變革以適應外部的競爭和企業(yè)發(fā)展。
誤區(qū)三：認為OA實施很簡單，是信息部門的事情。
OA作為管理軟件，終應用到企業(yè)，軟件只是一個工具，關鍵靠人去用，企業(yè)應用深度與否取決于企業(yè)領導層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應商的服務能力，兩者缺一不可。僅僅通過信息部門或者某一個部門去推動，終只會導致在整個公司應用的失敗。同時供應商一定需要有豐富的實施應用經(jīng)驗來幫助企業(yè)推進項目實施進度和規(guī)避實施風險。所以對于供應商的選擇不僅僅是產(chǎn)品。當然光有快速反應能力沒有解決問題的能力也是不可以的。所以在選擇供應商時，建議選擇專業(yè)定位于OA的有過眾多成功案例的知名廠商。
其實企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實施OA，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過先進的管理思想和方法實現(xiàn)管理的提升、業(yè)務的改善，促進企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA或OA的選型過程中必須立足企業(yè)的實際需求，轉(zhuǎn)變以往的思維方式和觀點，從OA真正在企業(yè)信息化過程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統(tǒng)。