對留學(xué)生來說，寫英文郵件就像家常便飯，必須隨手能寫出一封比較易懂專業(yè)的郵件。當(dāng)你決定出國留學(xué)的那一刻，你就必須掌握這項技能：英文郵件!不過你知道一封內(nèi)容清晰、語言得體的英文郵件怎么寫嗎?
1、格式
一封郵件 = 主題 + 稱呼 + 正文 + 落款
一封正式郵件，主題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款這幾大部分缺一不可，這個是極為關(guān)鍵的注意事項。
注意:
①分段，每段話1-2句即可。一段話只說一件事，如果有多個問題，可以用bullet point或者數(shù)字編號。
②標(biāo)重點(diǎn)，重要內(nèi)容可以用黑體標(biāo)出來。不要使用其他顏色標(biāo)注，在英國其他顏色標(biāo)注方式并不常見。
③空格，一段話的開頭不用空格，段和段之間空一行。
2、主題
因為教授每天都要接收大量郵件，所以說明來意，必要時附上個人信息，例如student number。
有些固定性質(zhì)的郵件比如簡歷、作業(yè)等會有要求主題怎樣寫，一般要包括身份信息。另外的郵件要提取你所寫郵件的關(guān)鍵信息，讓收到郵件的人知道這封郵件大致關(guān)于什么，以及緊急程度是怎樣的。
收到郵件后最先看到的就是郵件主題，所以一個標(biāo)題是否能吸引到收件人很重要，特別是當(dāng)收件人的郵箱內(nèi)有很多郵件的時候。
當(dāng)交作業(yè)給教授時，郵件標(biāo)題最好是你的名字-任務(wù)名稱;不要用文檔題目替代郵件標(biāo)題，教授在收件箱里很難一眼看出你的郵件主題是什么，可能就會跳過或者當(dāng)成垃圾郵件誤刪。
3、稱呼
可以直接用對方的正式頭銜。假如你的教授是個Ph.D，那就要以Dr. XX來稱呼，假如你并不知道TA是否是個Ph.D.，那就直接用 Prof. XX。前面加Dear/Hello/ Hi都可以。
4、正文
Title 稱呼
確認(rèn)姓、名：確認(rèn)好你的收件人的姓和名，是你發(fā)郵件之前務(wù)必要清楚的事情。
收件人與抄送人：
如果一封郵件需要發(fā)給好幾個收件人，我們可以在一封郵件里加入多個收件人和抄送人。這樣，收件人可以回復(fù)所有人(Reply to All)，方便溝通。
收件人”(To)和抄送人”(CC)是有區(qū)別的。收件人是最重要的，你期待他們回復(fù)這封郵件。抄送人是郵件內(nèi)容的相關(guān)者，他們不一定要回復(fù)，知道這個事情就行。
Greetings 問候
問候的內(nèi)容不需要太多，僅是開頭一句就可以了。郵件的目的是溝通，用盡可能少的字說清楚最好。關(guān)于英文郵件開頭問候語及感謝教授郵件模板，大家可以參考這篇文章：https://www.lxws.net/new.php?id=2865
Self-introduction 自我介紹
簡潔明了的自我介紹能讓收件人對你有個好印象。每個教授會面對很多的學(xué)生，尤其是平常沒有交流過、對你不熟悉的教授，在開篇需要進(jìn)行一個簡單的自我介紹，通常是名字+年級+課程編號。
Intention 目的
郵件內(nèi)容越簡單、直接了當(dāng)越好，不必有過多的交代前因后果，直接標(biāo)明郵件的目的，語氣誠懇即可，另外郵件最好不要超過5段。
Body 郵件內(nèi)容
郵件需要注意自己的語態(tài)是否符合謙虛禮貌的要求，不使用I want/I must這類語氣強(qiáng)烈的表達(dá)。除了日常郵件，在正式郵件中還要避免使用俚語、表情包和縮寫。
End 結(jié)尾
英文郵件的結(jié)尾套路都蠻固定的，常見的結(jié)尾套路主要有下面幾種：
答疑解惑型：
Let me know if you have any questions or concerns.
If you have any questions, please feel free to reach out.
希望早點(diǎn)回復(fù)型：
We are looking forward to hearing from you.
We trust you will share us with feedback at your earliest.
保持聯(lián)絡(luò)型:
I will keep you posted.
I will keep you updated.
Sign 落款
落款用語+自己姓名，自己姓名另起一行。同理，這兩段的開頭不用空格。
正式一點(diǎn)的可以寫：
Yours sincerely/Yours faithfully/
Sincerely/Faithfully/Respectfully/
也可以寫：
Best wishes/Best regards/
Take care/All the best
Tips：郵件是不能撤回的，所以在發(fā)送前一定要仔細(xì)、認(rèn)真檢查一遍，有沒有語法錯誤、附件是否有粘貼、郵件主題有沒有寫等，確認(rèn)無誤之后再發(fā)送，一定要謹(jǐn)記喲~